Modello Fac simile clausola privacy contratto locazione GDPR

Modulo Fac simile clausola privacy contratto locazione GDPR per strutture ricettive (hotel, B&B), case vacanza, strutture extra alberghiere e locazioni turistiche NON imprenditoriali. Privacy modello.

Fac simile clausola privacy contratto locazione GDPR

Una mail arrivata pochi giorni fa mi offre lo spunto perfetto per parlare di un argomento estremamente utile per i gestori di strutture ricettive, extra-alberghiere e anche per le locazioni turistiche NON imprenditoriali. Parliamo, insomma, di tutti coloro che trattano i dati dei propri ospiti.

Consigli e Chiarimenti sulla questione GDPR/Tassa di Soggiorno

La tua preoccupazione è lecita e tocca un punto cruciale della gestione nel settore ricettivo. La buona notizia è che, per le finalità legate agli obblighi di legge, il consenso dell’ospite non è la base giuridica corretta per il trattamento dei dati (ecco perché la clausola del tuo Comune può generare confusione).

Ecco un riassunto di cosa devi fare per essere conforme al GDPR:

1. Base giuridica per la tassa di soggiorno e il TULPS

Per tutte le comunicazioni obbligatorie (come la Tassa di Soggiorno al Comune e la comunicazione degli ospiti in Questura tramite Alloggiati Web), il gestore della struttura può trattare i dati in base a:

• Obbligo Legale (Art. 6, par. 1, lett. c del GDPR): Il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale a cui è soggetto il titolare del trattamento (es. Tassa di Soggiorno, comunicazioni alla Questura/TULPS).
• Esecuzione di un compito di interesse pubblico (Art. 6, par. 1, lett. e del GDPR): Applicabile in quanto il Comune agisce nell’esercizio dei suoi poteri pubblici.

Conclusione: Per i dati usati solo per Tassa di Soggiorno e comunicazioni alla Questura, non devi ottenere un consenso esplicito, ma devi informare l’ospite che quei dati sono trattati per un obbligo di legge. Vediamo cosa fare…

2. Cosa DEVI fare: fornire l’informativa

L’obbligo principale è quello di fornire una chiara Informativa Privacy (Art. 13 GDPR) che specifichi:

• Chi: Il Titolare del Trattamento (tu, come gestore del B&B).
• Quali dati: Quali dati raccogli (nome, cognome, indirizzo, ecc.).
• Perché (Finalità): A cosa servono i dati, distinguendo tra:
  • Obblighi di Legge (TULPS/Tassa di Soggiorno): Base giuridica: Obbligo legale. Nessun consenso richiesto.
  • Finalità Commerciali/Marketing (es. Newsletter): Base giuridica: Consenso. Consenso esplicito richiesto (facoltativo).
• Come e per quanto: Modalità di trattamento e tempi di conservazione.

3. Il Modulo da far firmare

Anche se il consenso non è necessario per gli obblighi di legge, è vivamente consigliato utilizzare un modulo al check-in (cartaceo o digitale) che permetta di documentare:

• La presa visione dell’Informativa Privacy da parte dell’ospite per tutti i trattamenti (compresi quelli per obbligo legale).
• Il consenso esplicito e separato per le finalità non obbligatorie, come il marketing o la profilazione (se le fai).

In sintesi: Assicurati di avere un’Informativa Privacy completa e di farla leggere e sottoscrivere agli ospiti come prova che li hai informati. Se il portale comunale ti obbliga a spuntare una voce sul “consenso” per la tassa di soggiorno, tu devi assicurarti di avere la documentazione che attesta che l’ospite ha almeno preso visione dell’informativa, che chiarisce la base giuridica dell’obbligo di legge.

Proprio per questo aspetto, ho creato questi modelli utili per evitare di ricevere contestazioni per la violazione della privacy/GDPR. Scegli il più consono per te.

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Altri modelli che ho creato e che potrebbero servirti:

Fac simile clausola contrattuale privacy per inviare le offerte via email?

Regole chiave per l’Invio di offerte e newsletter (GDPR)

Se desideri utilizzare i dati di contatto dei tuoi ospiti (email, telefono, ecc.) per inviare promozioni, sconti o newsletter, devi obbligatoriamente ottenere il loro consenso esplicito. Questa regola vale per tutte le strutture ricettive e locazioni turistiche.

Diritto di Disiscrizione (Opt-out): Se utilizzi servizi di invio automatico (come Mailchimp o GetResponse), ogni email promozionale deve contenere un link di disiscrizione (unsubscribe link) ben visibile. In alternativa, devi fornire un indirizzo email valido a cui l’ospite può scrivere per chiedere la cancellazione dalla lista.

Finalità: Il consenso è richiesto perché il marketing non è un obbligo di legge, ma un trattamento facoltativo.

Modulo di Consenso: Inserisci sempre un’apposita sezione o flag sul tuo modulo di check-in o prenotazione dedicata a questa finalità. Come puoi vedere nell’immagine seguente, nel modulo che ho creato c’è una sezione dedicata.

Esempi Fac simile clausola privacy contratto locazione gdpr

Qui di seguito  esempi di clausola Privacy GDPR:

Ai sensi e per gli effetti  dell’art. 13 D.Lgs. 30.6.2003 n. 196 (in seguito, “Codice Privacy”) e dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”), La informa, nella Sua qualità di soggetto Interessato (come definito all’art. 4 del Codice Privacy e all’art. 4 del GDPR), che  i Suoi  dati  personali saranno trattati nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali  e con l’attuazione di tutte le misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, ritenute idonee ai fini della tutela dei predetti dati.

Esempio di Testo da Inserire: “Letta l’informativa privacy, acconsento al trattamento dei miei dati (e-mail, telefono) per ricevere comunicazioni commerciali e promozionali (es. newsletter, offerte speciali) relative ai servizi della struttura.”

Finalità di Marketing e Promozionali: Invio di newsletter, offerte, promozioni personalizzate o sconti relativi a futuri soggiorni o servizi della struttura.

Devo chiedere il consenso per raccogliere i dati per alloggiati web?

Come ho già scritto, anche se il consenso non andrebbe richiesto quando i dati vengono raccolti per obbligo di legge come nel caso della raccolta dati per alloggiati web, è comunque importante che usi i dati in maniera regolare, non li trattieni, non fai spam  e soprattutto non li fotografi.

Se devi SOLO  raccogliere i dati per alloggiati web, ti suggerisco questo prodotto più specifico: Modello per richiedere i dati sensibili ai tuoi ospiti  (per registrazione alloggiati web, questura).

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Non rischiare multe e problemi legali. Con questo modello sei in regola con:

• ✅ GDPR (Regolamento UE 2016/679)
• ✅ D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy italiano)
• ✅ Art. 109 T.U.L.P.S. (comunicazione Questura)
• ✅ Obblighi ISTAT e statistici

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